Creación de una base de datos desde cero

Si ninguna de la plantillas se adecua a nuestras necesidades, podemos iniciar una base de datos de escritorio en blanco.

Los pasos que vamos a seguir son los siguientes:

  • En Access, haz clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
  • Escribe un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
  • Puedes usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puedes hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.
  • Haz clic en Crear.

Agregación de una tabla

En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla seguimos los pasos siguientes:

  • Al abrir la base de datos por primera vez, verás una tabla en blanco en la vista Hoja de datos donde se pueden agregar datos. Para agregar otra tabla, haz clic en la ficha crear > tabla. Puedes empezar a introducir datos en el campo vacío (celda), o bien, pega datos de otro origen, como un libro de Excel.
  • Para cambiar el nombre de una columna (campo), haz doble clic en el encabezado de la columna y, después, escribe el nuevo nombre.

Sugerencia: Los nombres con sentido te ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su contenido.

  • Haz clic en Archivo > Guardar.
    • Para agregar más campos, escribe en la columna Haga clic para agregar.
    • Para desplazar una columna, haz clic en el encabezado correspondiente para seleccionarla y, después, arrástrala donde quieras. También puedes seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una ubicación nueva.

Copiado y pegado de datos

Puedes copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de textos, como Word, utiliza etiquetas para separar las columnas o conviértelos a un formato de tabla antes de copiarlos.

  • Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hazlo primero en el programa de origen.
  • Abra el programa origen y haz clic en CTRL+C.
  • Abre la tabla de Access en el lugar en el que deseas agregar los datos de la vista Hoja de datos, y pégalos.
  • Haz doble clic en cada encabezado de columna y escribe un nombre con sentido.
  • Haga clic en archivo > Guardar y asigna un nombre a la nueva tabla.

Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copiamos en la primera fila de cada columna, así que asegúrate de que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila.