¿Crear una aplicación de Access 2016 o una base de datos de escritorio de Access?

La elección depende de que herramientas tenemos disponibles, y de nuestros objetivos específicos. A continuación se indican las principales diferencias.

Cómo identificar los 2 tipos de plantillas de Access

Estas son las imágenes que nos vamos a encontrar en ambos casos.

Plantilla de aplicación de Access 2016

Este es el aspecto que luce el icono.

Plantilla de aplicación de Access

  • La imagen incluye el icono del globo terráqueo.

Plantilla de base de datos de escritorio de Access

El aspecto que luce es el siguiente.

Plantilla de base de datos de escritorio de Access

  • No hay ningún icono del globo terráqueo en la imagen.

Comparar las aplicaciones y bases de datos de escritorio de Access

Utiliza una aplicación de Access si estás utilizando una de las opciones siguientes:

  • Office 365 con Sharepoint Online.
  • Sharepoint Server 2016 local con Servicios de Access y SQL Server 2012

Utiliza una aplicación de Access si:

  • Te gusta el aspecto sencillo e intuitivo de la interfaz de usuario de las aplicaciones de Access.
  • Deseas la confiabilidad, seguridad y capacidad de almacenar los datos en una base de datos SQL de Microsoft Azure o en SQL Server.
  • Cualquier persona que tenga permiso puede ver y modificar los datos, incluso si no tiene Access.
  • Los usuarios de dentro y fuera de la organización necesitan tener acceso a datos desde cualquier ubicación y desde muchos dispositivos distintos.
  • Deseas que los cambios de diseño estén disponibles inmediatamente.
  • Deseas las características más recientes de Servicios de Access en cuanto estén disponibles.
  • Todas las personas que necesiten crear o modificar una aplicación de Access tienen Access 2016.

Utiliza una base de datos de escritorio de Access si:

  • Tu organización no está usando SharePoint o su plan de Office 365 no incluye SharePoint Online.
  • Deseas un control completo sobre el aspecto de la experiencia del usuario de la base de datos.
  • Necesitas una base de datos local para almacenar los datos o necesitas consolidar datos de diferentes orígenes de datos locales.
  • Estás dispuesto a asegurarte de que cada usuario de la base de datos tenga Access o tenga instalado el motor en tiempo de ejecución de Access.

Utiliza una base de datos de Access si:

  • Todos los usuarios pueden conectarse al equipo en el que está almacenada la base de datos de Access y lo más probable es que usen la base de datos desde un equipo de escritorio o portátil en red.
  • Estás dispuesto a distribuir el front-end de la base de datos cada vez que realices un cambio en el diseño.
  • No te importa esperar a la próxima versión de Access para usar las características más recientes.
  • Tienes personas que crean y modifican bases de datos que están usando versiones diferentes de Access.
  • Necesitas características avanzadas, como, por ejemplo:
    • Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
    • Vinculación a datos externos, no solo listas de SharePoint de solo lectura.
    • Utilización de consultas de tabla de referencias cruzadas o actualizaciones.
    • Importación de datos desde XML, Servicios de datos, documentos HTML o carpetas de Outlook.
  • Necesitas informes complejos, más allá de los informes de resumen simples proporcionados en las aplicaciones de Access; por ejemplo, necesitas integrar otras bases de datos en un informe, o dar formato al informe.