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Tareas básicas en Excel 2016 para Windows

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. Funciona también muy bien con cálculos sencillos, o para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información.  La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas, lo que permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas o crear gráficos visuales.

Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene varias hojas, las cuales normalmente se denominan hojas de cálculo. Puedes agregar tantas hojas como quieras a un libro, o crear libros nuevos para separar los datos.

Para crear un nuevo libro la ruta es la siguiente:

  • Archivo > Nuevo
  • En Nuevo hacer clic en Libro en blanco

Introducir datos

Para introducir datos hacemos lo siguiente:

  • Hacer clic en una celda vacía. La celda A1 haría referencia a la celda situada en la fila 1 y columna 1.
  • Escribimos texto o un número en dicha celda.
  • Presionamos ENT o TAB para pasar a la celda siguiente.

Utilizar autosuma para sumar datos

Una vez escritos los números en la hoja, es posible que queramos sumarlos, un modo rápido de hacerlo es mediante la autosuma. Los pasos que debemos seguir para ello son:

  • Seleccionar la celda o debajo de los número que deseamos agregar.
  • Hacer clic en la pestaña Inicio, después hacer clic en Autosuma en el grupo Edición.

Crear una fórmula simple

Excel permite hacer otros cálculos, se puede sumar, restar, multiplicar o dividir sin problema, para ello.

  • Seleccionamos una celda y escribimos el signo igual (=), esto le indica a esta celda de Excel que contendrá una fórmula.
  • Escribimos una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo + para la suma, el – para la resta, el signo * para el producto, o la barra invertida (/) para el cociente, de la siguiente manera: 2+4, 3-2, 3*5 o 2/1
  • Presionamos entrar para que se ejecute el cálculo.
  • También, si presionamos CTRL+ENT se realiza el cálculo permaneciendo la celda actual como activa.

Aplicar un formato de número

Para distinguir entre los distintos tipos de números, agrega un formato, como moneda, porcentajes o fechas. Para ello hacemos lo siguiente:

  • Seleccionamos las celdas que contienen números a las que se desea cambiar el formato.
  • Hacemos clic en la pestaña Inicio y después hacemos clic en la flecha en el cuadro General.
  • Seleccionamos un formato de número.
  • Si no encontramos el formato deseado, hacemos clic en Más formatos de número.

Escribir los datos en una tabla

Un modo sencillo de acceder al potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Ésto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos, para ello:

  • Seleccionamos los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos.
  • Hacer clic en el botón análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
  • Hacemos clic en tablas , movemos el cursor al botón Tabla para obtener una vista previa de los datos y después hacer clic en el botón.
  • Hacemos clic en la flecha del encabezado de tabla de una columna.
  • Para filtrar los datos, desactivamos la ficha Seleccionar todo y después seleccionamos los datos que deseemos mostrar en la tabla.
  • Para ordenar los datos hacemos clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.
  • Hacemos clic en Aceptar

Mostrar los detalles de los números

Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números.

Para ello seguimos la ruta siguiente:

  • Seleccionamos las celdas que contienen los números que deseamos contar.
  • Hacemos clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
  • Hacemos clic en Totales, movemos el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y hacemos clic en el botón para aplicar los detalles.

Dar significado a los datos

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Usa la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.

Para ello seguimos la ruta siguiente:

  • Seleccionamos los datos que deseemos examinar más de cerca.
  • Hacmos clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
  • Examinamos las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver como afectan a los datos.
  • Cuando elijamos la opción que nos guste hacemos clic en la opción.

Mostrar los datos en un gráfico

La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos, y te ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón.

Los pasos a seguir son:

  • Seleccionar las celdas que contienen los datos que deseas mostrar en un gráfico.
  • Hacer clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
  • Hacer clic en la pestaña Gráficos y moverse por los gráficos recomendados para ver cual se adapta mejor a tus datos, haciendo clic en el que necesitemos.

Guardar el trabajo

Para guardar los trabajos realizados hacemos clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G. También podemos Guardar como y elejimos donde queremos guardar el documento.

Imprimir el trabajo

Para ello:

  • hacemos clic en Archivo y luego hacer clic en Imprimir, o presiona Ctrl+P .
  • Obtén una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior. La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de tu  impresora. Si no te gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puedes cambiar márgenes de página o agregar saltos de página.
  • Haz clic en Imprimir.

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